Itens de uma proposta de projeto

“Uma proposta simples, básica e fundamentada precisa assumir compromissos claros e objetivos. Se quem a elabora tem conhecimento da solicitação do contratante e do trabalho, não precisa ter receio de redigir compromissos e obrigações. Este receio é diretamente proporcional à falta de conhecimento ou da capacidade de atender a uma determinada solicitação.”

Se o brieffing não foi bem feito, certamente você encontrará dificuldades para formatar uma proposta ao seu cliente. Conhecer exatamente o que o cliente deseja faz-se fundamental assim como a assinatura de uma única proposta. Caso a proposta inicial não cubra as necessidades do cliente, certamente você terá de fazer alguns adendos ou aditivos de contrato posteriormente. Isso gera custos para o cliente além da sensação de despreparo de sua parte.

Portanto atente-se para os itens principais de uma proposta bem elaborada:

Cabeçalho da proposta

Aqui entra, em ordem:

A – o seu logotipo ou nome do escritório/profissional

B – número da proposta – essencial para arquivo e fácil localização posterior

C – data

D – quem é você

E – a quem é dirigida a proposta (nome, endereço, telefone, e-mail, etc)

Por exemplo:

PROPOSTA N° 0154/09 – 21/04/2009

CONTRATANTE: (o cliente)

Inscrito no CPF/CNPJ sob número xxx.xxx.xxx-xx

Com endereço à Rua xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – Curitiba – PR. Telefone (xx)  xxxx-xxxx, e-mail: xxxx@xxxx.xx.xxx

CONTRATADO: (você)

Inscrito no CPF/CNPJ sob número xxx.xxx.xxx-xx

Com endereço à Avenida xxxxxxxxxxxxxxxxxxx – Londrina – PR.

Telefone (xx) xxxx-xxxx, e-mail: xxxx@xxxx.xx.xxx

Feito isso, passemos ao corpo da proposta propriamente dita:

1-      Referência da proposta:

Aqui deve ser deixado bem claro, de maneira resumida, quem é quem e sobre o que se trata a proposta. Como especificar o que se trata a proposta? Simples. Aqui você não deve estender-se demasiadamente pois na etapa seguinte sim é que você irá esmiuçar e detalhar a proposta. Por exemplo:

Proposta para execução de projeto de Design de Interiores e Ambientes para uma residência em alvenaria – contendo 3 quartos sendo 1 suíte, duas salas, varanda, cozinha, área de serviço, 3 banheiros, garagem e quintal – já construída (ou em fase de construção) localizada na Rua XXXX, n° XX, Bairro XXX, na cidade de XXXX, Estado XX.

2 – Metodologia de trabalho:

Aqui vem a parte chata e demorada de uma proposta, afinal é aqui que você deverá especificar todo o seu trabalho a ser executado. É através dessa parte que o cliente irá compreender o todo que engloba o que será feito.

A melhor opção, sem sombra de dúvidas, é apresentar a edificação por cômodo indicando o que será feito em cada um. Mais ou menos assim:

Suíte: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, desenvolvimento de cama, cômoda e bancada banheiro, especificação de cortinas/persianas, mobiliários, acessórios, box, louças e metais.

Quarto 1: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, desenvolvimento de bancada de estudos, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Quarto 2: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, desenvolvimento de bancada de estudos, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Sala 1: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, desenvolvimento de estante para home theater, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Sala 2: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, desenvolvimento de 01 mesa de centro, 02 mesas laterais e 01 aparador, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Cozinha: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, desenvolvimento de 01 mesa de jantar para 8 pessoas, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Varanda: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Área de serviços: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, especificação de cortinas/persianas, mobiliário e acessórios.

Garagem: layout, troca de piso, pintura de paredes, iluminação, especificação de mobiliário e acessórios.

Isso fica bem mais claro se colocado em uma tabela. Facilita a leitura e delimitação.

Um fator importante aqui é especificar se haverá ou não desenho e detalhamento de mobiliário específico ou se será tudo adquirido em lojas. Esse detalhe pode entrar no final desta apresentação/parte ou juntamente com a descrição do item Projeto Executivo. Mas saiba que havendo a contratação desse serviço, o mesmo deverá ser feito por você mesmo e não por lojas de modulados ou marceneiros.

Outra questão importante para a formação de seu preço é a quantidade de móveis que você terá de criar especificamente para esse projeto. Um projeto com mobiliário comprado em lojas nos toma relativamente pouco tempo, mesmo os comprados em lojas de planejados. Já aqueles que você tem de criar, desenhar, detalhar e especificar toma bastante tempo. Portanto cuidado para não deixar a tua proposta aberta o suficiente para que o cliente possa vir a exigir uma quantidade enorme de móveis específicos quando você não levou isso em consideração no momento do fechamento do preço da proposta.

Você pode criar uma lista de mobiliários à serem desenvolvidos depois de conversar com seu cliente e inseri-la aqui nesta parte. Por exemplo:

Desenvolvimento de mobiliário:

Banheiros: 3 bancadas

Quartos: 2 bancadas de estudo, 1 cama casal, 1 cômoda

Cozinha: mesa para 8 pessoas

Sala 1: 1 estante/hack para home theater, 1 mesa de centro

Sala 2: 1 aparador, 1 mesa de centro, 2 mesas laterais

Qualquer peça a mais que as especificadas acima serão tratadas em instrumento particular à parte e com valores próprios.

Agindo assim, você estará se garantindo e assegurando que não haverá abusos por parte do cliente pois qualquer tentativa dele de “ganhar” algum prêmio extra estará fechada por esta cláusula contratual informando-o de que ele terá de pagar por cada item extra.

3 – Apresentação dos trabalhos:

Aqui você deverá especificar cada etapa do trabalho:

01. Estudo Preliminar – Brieffing, estudos preparatórios, relatórios, desenhos esquemáticos, e demais documentos em que se demonstra a compreensão do problema e a definição dos critérios e diretrizes conceituais para o desenvolvimento do trabalho;

02. Projeto Conceitual – desenhos de lançamento das propostas anunciadas no Estudo Preliminar, acompanhadas de cálculos e demais instrumentos de demonstração das propostas apresentadas no projeto; inclui-se instruções a serem encaminhadas aos responsáveis pelos projetos de instalação elétrica, ar condicionado e automação, como a indicação da composição dos comandos e modo de operação dos mesmos, que evidenciem as diferentes possibilidades de uso dos sistemas propostos; compreende também a compatibilização, atividade em que se justapõem as informações técnicas e as necessidades físicas relativas às determinações do projeto de Design de Ambientes e as decorrentes dos demais projetos integrantes do trabalho global (arquitetura, estrutura, instalações elétricas e telefônicas, hidráulicas, de ar condicionado, de sonorização e sprinklers, interiores e exteriores, paisagismo, etc), com a finalidade de garantir a coexistência física e técnica indispensável ao perfeito andamento da execução do projeto;

03. Projeto Executivo – concretização das idéias propostas no Projeto Conceitual devidamente compatibilizadas a partir da integração do projeto de Ambientes com todos os sistemas prediais envolvidos no trabalho. Inclui-se as informações técnicas pertinentes à correta integração dos ambientes e demais equipamentos aos detalhes da arquitetura, bem como os dados do equipamento especificado, para a concretização dos conceitos estabelecidos no projeto. Os desenhos referentes móveis (desenho e detalhamento), equipamentos, revestimentos, materiais e acabamentos deverão ser inseridos no Projeto Executivo ou complemento deste (Memorial Descritivo), para que haja perfeita compreensão das dimensões físicas e da forma de instalação dos mesmos no edifício.

Parágrafo único: os desenhos serão apresentados em escala 1/50.

04. Supervisão Técnica – atividade de acompanhamento da execução das obras do edifício ou empreendimento, para constatação da correta execução de suas determinações e apresentação de modificações ou adaptações tecnicamente convenientes, quando necessário e pertinente. Ficam acordadas 3 visitas técnicas semanais à obra durante o andamento da execução da mesma.

Na prática, lembre-se – e avise ao seu cliente também – que só se passa de uma fase para a outra após o “de acordo”, que sinaliza por parte do cliente a compreensão do projeto e autorização para dar seqüência à próxima etapa.

4 – Prazo de entrega:

Aqui entra a sua capacidade de organizar-se. A planilha (cronograma) deve ser ampla o bastante pra que você possa trabalhar sem atropelos, mas também curta o bastante para que o cliente não comece a te ligar cobrando o projeto.

É importante deixar claro que não devemos prescrever datas fechadas e sim usar dias corridos após o “de acordo”. Isso se deve ao fato de que o cliente pode segurar e demorar para assinar o “de acordo” por dias. Você tendo colocado uma data específica certamente terá de correr contra o tempo para dar conta de finalizar a etapa.

Vejamos dois exemplos:

A – com data fechada:

O cliente assinou a proposta no dia 01/01/2009. Nessa proposta temos as seguintes datas de entrega:

Estudo Preliminar (EP): 25/01/2009

Projeto Conceitual (PC): 01/03/2009

Projeto Executivo(PE): 01/04/2009

Digamos que você passou para o cliente o PC no dia 20/02/2009. Aí você entra em “stand-by” aguardando que ele assine o “de acordo” pra que você possa dar seguimento no projeto. No entanto ele acabou tendo de fazer uma viagem do dia 22/02/2009 até o dia 15/03/2009 e, chegando aqui a sua mãe falece e lá se vai mais uma semana no mínimo de enrrolação. Chegamos então à data de 22/03/2009. Aí ele assina tudo e te entrega no dia 23/03/2009. Você conseguirá fechar todo o executivo até o dia 01/04/2009, incluindo as novas alterações que ele solicitou? Certamente que não.

B – Com prazo corrido:

Imagine a mesma situação com a seguinte especificação:

O cliente assinou a proposta no dia 01/01/2009. Nessa proposta temos as seguintes datas de entrega:

Estudo Preliminar (EP): 25 dias após a assinatura desta proposta.

Projeto Conceitual (PC): 35 dias após do “de acordo” no Estudo Preliminar.

Projeto Executivo(PE): 30 dias após o “de acordo” no Projeto Conceitual.

Usando essa prerrogativa, se o cliente quiser ficar um mês segurando a proposta ele pode ficar e isso não irá atrapalhar o seu trabalho. Não irá te sobrecarregar e você terá os seus necessários dias de trabalho garantidos.

5 – Preço e condições de trabalho:

Aqui é onde o seu cliente geralmente vai correr para olhar: o preço da proposta. Portanto esta parte tem de ser muito bem elaborada e você deverá ficar atento às reações do mesmo nesse momento. Você pode ser maleável na negociação dos prazos estendendo-os em mais parcelas porém cuidado com os “descontos”.

Geralmente, usa-se a fórmula 40+30+30 assim sendo:

40% na assinatura da proposta

30% no “de acordo” do Projeto Conceitual

30 % no “de acordo” do Projeto executivo.

Outros preferem a fórmula 20+30+50:

20% na assinatura da proposta

30% no “de acordo” do Projeto Conceitual

50 % no “de acordo” do Projeto executivo.

Existem ainda outras fórmulas, porém vale ressaltar que cada caso é um caso e, como já coloquei acima, você pode aumentar as parcelas a serem pagas pelo cliente dependendo da necessidade/realidade do mesmo.

Algumas pessoas caíram no erro de colocar uma das parcelas para o final da obra (confesso que no início fiz isso), ato da entrega da obra pronta, finalizada. Porém existe um sério risco de a obra atrasar, ser interrompida e você ficar à ver navios até sabe-se lá Deus quando.

Um ponto muito importante à destacar aqui é que o valor de projeto é uma coisa e valor de acompanhamento e execução é outra.

Valor de projeto diz respeito ao seu trabalho de gestação, criação, lançamentos e fechamentos do projeto. Ele não cobre a execução e acompanhamento. É o valor pago pelo trabalho intelectual.

Valor de execução e acompanhamento é aquele que você deve receber por acompanhar os trabalhos durante a execução da obra. É o pagamento de “peão de obra” mesmo, o trabalho braçal. Este valor gira em torno de 10% do valor total da obra que está sendo realizada e é realizado mensalmente após o início da execução encerrando-se ao final da mesma.

Portanto, o valor de projeto deve ser pago até antes da finalização da obra e tome cuidado para não deixar o seu cliente levar dois pagando um.

Mais um ponto que deve ser destacado nessa parte da proposta diz respeito aos retrabalhos de etapas já superadas e inserções/alterações de coisas. A partir do momento que o cliente assina o “de acordo” qualquer alteração por ele proposta deverá ser tratada em documento à parte desta proposta.

6 – Prazo de validade:

Sim, assim como um produto tem seu prazo de validade, esta proposta também deve ter o seu. Caso contrário, o cliente poderá pegar a sua proposta e um ano depois vir solicitar a execução do projeto com os valores escritos ali na proposta.

7 – Despesas reembolsáveis:

Tudo o que você tiver de despesas relativas ao projeto em questão são passíveis de serem reembolsadas pelo cliente. Quem já pegou algum cliente numa cidade que não é a sua sabe bem do que estou falando. Não se trata apenas das copias e plotagens mas de várias outras coisas:

A – plotagens e cópias xérox

B – correios

C – outros levantamentos e projetos complementares

D – taxas públicas quando necessário

E – despesas com transporte, hospedagem, alimentação, pedágios, etc.

8 – Autoria e Responsabilidade Técnica:

A parte relativa à Responsabilidade Técnica eu vou tratar especificamente na parte III deste texto. Já sobre a Autoria, vamos lá…

O Direito Autoral é regido pela Lei Nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998. Ela resguarda os direitos do autor de qualquer obra de cunho artístico ou intelectual. E isso inclui nossos projetos apesar de que é um pouco complicada a aplicação desta lei em obras de design, arquitetura e outras correlatas por não serem vistas exatamente como uma obra artística. No entanto ela é uma obra intelectual. Por isso temos também a Propriedade Industrial (Lei Nº 9.279, de 14 de Maio de 1996).

No caso de desenvolvimento de mobiliários ou outros equipamentos específicos – como luminárias – para um projeto, estes podem/devem ser patenteados. Isso vai depender muito de você profissional. Fazer a patente não é tão difícil como muitos imaginam. No entanto a patente só ocorrerá se o produto desenvolvido for realmente exclusivo e não houver nada igual no mercado.

Porém isso não precisa estar vinculado à esta proposta em detalhes. O que você deve fazer constar em uma ou mais cláusulas é que os desenhos exclusivos são de sua autoria e a sua reprodução ou posterior confecção de novas peças está proibida, salvo no caso do cliente pagar por uma nova peça.

Outro elemento que deve estar coberta na proposta com relação aos Direitos Autorais diz respeito às cópias de seu projeto por outras pessoas. Quem já não presenciou um cliente com uma revista nas mãos dizendo que quer exatamente aquela sala? Pois é, isso é o mesmo que pirataria de CDs e DVDs. E você tem a obrigação de esclarecer o seu cliente quanto a isso. Caso seja feita a sala que ele quis e o autor real do projeto fique sabendo, você correrá um sério risco de ser processado por cópia não autorizada. Assim como esse dispositivo contratual atestará que o projeto em questão é de sua autoria, foi gestado, criado e desenvolvido por você e, caso alguém venha a copia-lo, você estará no direito de processar quem o copiou.

Um bom texto para leitura sobre o assunto encontra-se neste link.

9 – Elementos preliminares:

Aqui nesta parte você deverá definir as bases necessárias para que o trabalho seja iniciado e tenha o andamento perfeito.

É aquela parte das obrigações do contratante (cliente) e do contratado (você) e das disposições iniciais.

Nas iniciais temos a geração do brieffing, entrevista e programa de necessidades que são fundamentais para qualquer início de trabalho.

Já nas obrigações deve constar tudo que o contratante deverá cumprir para que você tenha condições de realizar o trabalho com segurança como, por exemplo: entrega das plantas baixas e todos os documentos necessários, contratação de outros profissionais quando necessário, não intervenção “in loco” na obra sem o seu consentimento, pagamento das despesas já descritas na proposta e outras que porventura venham a ocorrer, entre outras coisas mais.

Já da sua parte entram elementos como a correta observância dos prazos, atendimento às necessidades, indicação (lista) e mediação na contratação de profissionais, lojas e fornecedores, assumir a responsabilidade técnica, autoria e acompanhamento da execução da obra entre outras coisas.

10 – Disposições finais:

Aqui entram os dispositivos de encerramento da proposta como por exemplo:

– A não criação de vínculo empregatício entre contratante e contratado;

– “De Acordo” – especificação de como funciona este dispositivo;

– rescisão, interrupção, transferência da obra;

– multas;

– custos de trabalhos extras – aqueles que não estão contemplados nesta proposta;

– outros assuntos pertinentes.

Aqui também deve entrar a cláusula compromissória que é aquela que elege o foro legal. Como já coloquei em outros posts, procure utilizar as Câmaras de Mediação e Arbitragem como a que eu uso em meus contratos:

“As partes elegem o TRIBUNAL DE MEDIAÇÃO E ARBITRAGEM DO PARANÁ, CÂMARA DE LONDRINA, como órgão do INSTITUTO JURÍDICO EMPRESARIAL, com sede na Avenida Bandeirantes, nº116, Londrina, Estado do Paraná, CEP:86.020-010, para solução de toda e qualquer dúvida ou controvérsia resultante do presente contrato ou a ele relacionado, de acordo com as normas de seus regulamentos, renunciando expressamente a qualquer outro foro por mais privilegiado ou especial que seja.”

11 – Aprovação da proposta:

É a parte final onde devem constar:

– texto que o contratante ateste estar de acordo com as clausulas e condições do contrato/proposta;

– a data e local da assinatura da proposta;

– todos os dados do contratante e sua assinatura;

– todos os dados do contratado e sua assinatura;

– dados e assinaturas das testemunhas (quando houver)

As assinaturas vão na última página mas todas as páginas devem ser rubricadas por você e pelo cliente. Depois disso feito, é só fazer o registro – ou reconhecimento de firma – em cartório do contrato/proposta e mandar ver no projeto e na execução da obra posteriormente.

Um outro detalhe é que se você não possui papel timbrado não se esqueça de usar o rodapé para indicar o seu endereço, telefones para contato, e-mail, site, etc.